Spotykamy się z Przedsiębiorcami i zdarza nam się słyszeć, że szukają innego biura rachunkowego, ponieważ to obecne nie spełnia ich oczekiwań. Powtarzające się problemy to słaba komunikacja, brak możliwości konsultacji, często zmieniający się opiekunowie czy niedostateczna ich wiedza.
Jak zatem dobrze wybrać biuro rachunkowe i na co zwrócić uwagę przed podpisaniem umowy aby nie było rozczarowania?
• Komunikacja – przed dokonaniem ostatecznego wyboru dobrze jest spotkać się raz lub dwa i omówić zasady współpracy, możliwe ścieżki komunikacji czy możliwości konsultacji w czasie obsługi. Konieczne jest upewnienie się w jaki sposób i w jakich terminach będą docierać do nas informacje np. o wysokości podatku. W czasie spotkania należy zwrócić uwagę na to czy osoba, z którą się spotkaliśmy potrafi wyjaśnić nam w sposób zrozumiały wszystkie sprawy, o które pytamy. Dobra komunikacja to podstawa współpracy.
• Opinie – dobre biura rachunkowe rozwijają się poprzez polecenia swoich klientów. Jeśli nie znasz nikogo, kto może polecić Ci kogoś sprawdzonego, zawsze możesz poprosić właścicieli biura o możliwość porozmawiania z 2 czy 3 obecnymi klientami. Nawet krótka rozmowa telefoniczna da Ci obraz czy Klienci biura są zadowoleni z jakości obsługi.
• Certyfikat Ministerstwa Finansów – aktualnie nie ma konieczności aby właściciel czy wspólnik posiadał certyfikat ale jeśli chcemy mieć pewność, że obsługują nas osoby o określonych kompetencjach, dobrze jest oddać naszą księgowość w takie właśnie ręce. Dobre biuro rachunkowe dba o to aby jego pracownicy, którzy obsługują samodzielnie Przedsiębiorców mieli nie tylko doświadczenie, ale również wiedzę i odpowiednie wykształcenie. Na wstępnym spotkaniu w sprawie obsługi warto więc o to zapytać.
• Ubezpieczenie – „Przezorny zawsze ubezpieczony” – tak więc warto sprawdzić czy biuro jest ubezpieczone. W razie błędów księgowego, szkody tym wyrządzone mogą zostać pokryte z odszkodowania.
• Narzędzie do fakturowania – to bardzo wygodna usługa dodatkowa. Dzięki niej możesz bezpłatnie wystawiać faktury, a program będzie pilnował kolejnej numeracji. Sprawdź, czy biuro może udostępnić Ci bezpłatnie taką możliwość.
• Odbiór dokumentów – nie zawsze przedsiębiorca ma czas aby dostarczyć dokumenty do biura w terminie. Każde dobre biuro świadczy usługę odbioru dokumentów od Klienta. Zapytaj więc czy jest taka opcja.
• Bezpieczeństwo danych – to ważne w jaki sposób biuro przechowuje dokumenty i dane elektroniczne. Czy wdrożono w biurze procedury ochrony danych osobowych oraz czy tworzone są kopie bezpieczeństwa na serwerze. Koniecznie o to zapytaj.
• Kompleksowość – sprawdź czy biuro jest w stanie kompleksowo Cię obsłużyć. Jeśli teraz prowadzisz działalność gospodarczą i wystarczy uproszczona księgowość (książka przychodów i rozchodów), to czy w przypadku przekształcenia np. w spółkę z o.o., biuro poprowadzi również pełną księgowość. Sprawdź czy jeśli zatrudnisz pracowników, biuro będzie w stanie zapewnić ci również obsługę kadrowo płacową.
• Doświadczenie – są biura, które specjalizują się w obsłudze firm z branży handlowej i nie znają specyfiki firm budowlanych. Inne specjalizują się w obsłudze fundacji i stowarzyszeń – sprawdź więc czy wybrane przez ciebie biuro obsługuje już firmy z twojej branży.
• Cena – nie wybieraj biura najtańszego – co tanie to drogie. Doświadczeni pracownicy z dużą wiedzą księgową czy kadrową kosztują, a jeśli ktoś oferuje bardzo niskie ceny nie jest w stanie zatrudnić fachowców.
Wszystkie powyższe aspekty są niezmiernie ważne przy wyborze biura rachunkowego, które spełni nasze oczekiwania i z którym będziemy mogli związać się na dłużej. Warto zatem sprawdzić firmę, zanim powierzymy jej swoje sprawy księgowe czy kadrowe.
Powodzenia!
