Zgodnie z przepisam
i zawartymi w art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, Pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe swoich pracowników. Szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej zostały zawarte w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Zgodnie z zawartymi tam przepisami, akta osobowe powinny składać się z trzech części:
Część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie
W tej części akt przechowujemy:
• wypełniony kwestionariusz,
• świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiegał się o zatrudnienie,
• dokumenty potwierdzające kwalifikacje wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
• świadectwo ukończenia gimnazjum w razie ubiegania się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
• orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
• inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów prawa.
W tej części można również przechowywać inne dokumenty złożone przed przyjęciem do pracy np. podanie o przyjęcie do pracy, wyciąg z książeczki wojskowej oraz dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe, wcześniejsze świadectwa pracy lub inne dokumenty potwierdzające zatrudnienie oraz dokumenty będące podstawą do korzystania ze szczególnych uprawnień z zakresu stosunku pracy.
Część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia
W tej części akt osobowych przechowujemy:
• umowa o pracę,
• zakres czynności/obowiązków,
• pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z treścią regulaminu pracy, informacją pracowniczą, treścią przepisów i zasad BHP, zakresem informacji objętych tajemnicą służbową,
• zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia BHP,
• kwestionariusz osobowy dla pracownika,
• oświadczenie pracownika-rodzica o zamiarze lub braku korzystania z uprawnień rodzicielskich, praw pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 4, praw pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 14,
• oświadczenie pracownika z prośbą o przekazywanie wynagrodzenia na konto bankowe,
• oświadczenie PIT-2,
• oświadczenie dotyczące podwyższonych kosztów uzyskania przychodów,
• orzeczenia lekarskie związane z badaniami okresowymi i kontrolnymi,
• umowa o zakazie konkurencji, jeśli została zawarta,
• dokumenty związane z powierzeniem mienia pracownikowi, podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, nagrodami, karami porządkowymi, obniżonym wymiarem czasu pracy lub indywidualnym rozkładem czasu pracy,
• pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,
• oświadczenia, które dotyczą wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
• wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy, a także kopie informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
• kopia zawiadomienia PUP o zatrudnieniu pracownika, który uprzednio był zarejestrowany jako bezrobotny.
Część C – dokumenty dotyczące ustania zatrudnienia
W tej części akt osobowych przechowujemy:
• oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
• dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 13 k.p.) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 k.p.),
• kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
• umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeśli została zawarta.
Ponadto pracodawca musi prowadzić odrębnie dla każdego pracownika imienną listę wynagrodzeń za pracę oraz ewidencję czasu pracy.
Należy pamiętać, że pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika tylko kopie lub odpisy składanych dokumentów. Oryginałów można żądać jedynie do wglądu lub w celu sporządzenia kopii albo odpisu.
Ważne jest, aby dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych były ponumerowane i ułożone w porządku chronologicznym. Ponadto każda z części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów.
Pracodawca ma obowiązek przechowywać akta osobowe pracownika przez 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy. Jeśli pracodawca wcześniej ogłosi upadłość lub zostanie postawiony w stan likwidacji, musi wskazać inny podmiot, który przejmie jego obowiązek przechowywania dokumentacji.
