Na początkujących przedsiębiorców czyhają pewne „pułapki” w przepisach, o istnieniu których większość nie ma pojęcia.
Nie są to sprawy, które decydują o „być albo nie być” na rynku, ale świadomość ich istnienia może zdecydowanie pomóc przetrwać pierwszy rok działalności, kiedy każdy grosz jest ważny. W skrócie więc, przedstawiamy najistotniejsze z nich:
1. Założenie firmy pierwszego dnia miesiąca
Zakładając firmę np. 1 grudnia, po ok. 2 latach złapiesz się za głowę. Nastąpi to z prostej przyczyny – wtedy zapewne zdasz sobie sprawę z tego, że zakładając firmę 2 grudnia (zamiast 1…) mógłbyś zaoszczędzić ok. 600 zł na składkach społecznych ZUS. Początkujący przedsiębiorca ma bowiem prawo do „małego ZUS-u” przez pełne 24 miesiące prowadzenia firmy. Jeśli pierwszy miesiąc jest niepełny, to za niego także płaci się mały ZUS, a wspomniany 24-miesięczny okres zaczyna biec od kolejnego miesiąca. Jak widać, 1 dzień różnicy w zakładaniu firmy powoduje przedłużenie prawa do „małego ZUS-u” o miesiąc.
2. Nierozliczanie spóźnionych kosztów
Co ma zrobić przedsiębiorca w przypadku otrzymania faktur z pewnym opóźnieniem /np. w kolejnym miesiącu/? Odpowiedź brzmi – rozliczyć. W przypadku kosztów, w praktyce można je zapisywać w KPiR w późniejszym okresie, niż ten, którego dotyczą. Mimo że przepisy o prowadzeniu KPiR nakazują rozliczać koszty w dacie wystawienia faktury, to jeśli zrobi się to później bez korygowania KPiR fiskus zwykle tego nie kwestionuje. Jeśli chodzi o VAT, to standardowo można go odliczać w miesiącu wpływu faktury lub w jednym z dwóch kolejnych okresów (bez dokonywania korekty).
3. Brak świadomości, że nie każdy wydatek jest kosztem
Poniesione wydatki nie są zawsze jednoznaczne z kosztami podatkowymi. Podstawową zasadą, zgodnie z którą można uznać wydatki za koszty uzyskania przychodu, jest fakt, iż zostały one poniesione w celu uzyskania przychodu lub też utrzymania albo zabezpieczenia źródła przychodu. Konieczne jest również odpowiednie udokumentowanie przeprowadzonej transakcji.
Dodatkowo warto pamiętać o tym, kiedy wydatek staje się rzeczywiście kosztem. Sam fakt jego opłacenia nie zawsze pozwala na automatyczne zaliczenie go do kosztów. Taka sytuacja ma miejsce m.in. podczas zakupu środków trwałych czy wartości niematerialnych i prawnych. Nawet jeśli cała kwota należności została przekazana sprzedawcy, to i tak wydatek nie trafi do księgi w jednej kwocie. W tym wypadku kosztem stają się dopiero odpisy amortyzacyjne.
4. Opłacanie składki do ZUS na ubezpieczenie chorobowe i niekorzystanie ze świadczeń
Wielu przedsiębiorców rozpoczynając działalność decyduje się na opłacanie chorobowego, które jest dobrowolne. Robią tak z prostej przyczyny – chcą mieć zabezpieczenie na wypadek choroby, analogicznie jak mają osoby na etacie. A poza tym w przypadku „małego ZUS-u” chorobowe to tylko kilkanaście złotych miesięcznie, więc wydaje się nikłym wydatkiem. Niestety, często potem okazuje się, że przedsiębiorcy nie korzystają z dostępnych świadczeń, bo nie wiedzą jak je uzyskać i jakie im w ogóle przysługują.
