Od 1 stycznia 2026 roku planowane jest wejście w życie nowego rozporządzenia dotyczącego prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR), co spowoduje dla polskich przedsiębiorców konieczność dostosowania się do szeregu wynikających z niego zmian, mających na celu cyfryzację
i uproszczenie procesów księgowych. Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) to uproszczona forma ewidencji podatkowej, polegająca na rejestrowaniu przychodów i kosztów działalności gospodarczej. Obowiązek jej prowadzenia mają podatnicy opłacający podatek dochodowy od osób fizycznych na zasadach ogólnych lub liniowo. Z możliwości prowadzenia takiej uproszczonej ewidencji księgowej mogą korzystać podmioty których przychody netto ze sprzedaży nie przekroczyły w poprzednim roku podatkowym równowartości 2,5 mln EUR. Zasady prowadzenia KPIR są szczegółowo określone w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, które od 1 stycznia 2026 roku ulegnie znaczącym zmianom, zarówno w zakresie treści jak i wzoru księgi.
Jakie będą najważniejsze zmiany w elektronicznej KPiR?
Nowe przepisy nakładają obowiązek prowadzenia KPiR wyłącznie w formie elektronicznej,
w ustandaryzowanej strukturze XML. Oznacza to koniec papierowych wersji KPiR oraz konieczność korzystania z programów księgowych przystosowanych do ewidencji zgodnie z nowym wzorem. Minister Finansów będzie miał prawo do zwolnienia konkretnych podatników z obowiązku elektronicznego prowadzenia księgi. Ponadto, przedsiębiorcy będą zobowiązani do prowadzenia księgi według nowego wzoru, w którym pojawią się dodatkowe kolumny, takie jak:
- numer identyfikacyjny faktury w KSeF,
- NIP kontrahenta,
- informacja o rodzaju dokumentu.
Planowane nowe rozporządzenie wprowadza również obowiązek przesyłania danych z ksiąg do urzędu skarbowego w terminie złożenia zeznania rocznego PIT. Obowiązek ten będzie spoczywał na wszystkich podatnikach (o ile nie będą objęci zwolnieniem dla konkretnych grup podatników przez MF) prowadzących KPiR i znacząco usprawni system bieżącej kontroli rozliczeń przez administrację skarbową.
Pozostałe zmiany wynikające z nowego rozporządzenia to:
- likwidacja uproszczonego wzoru dla rolników
wszyscy podatnicy, niezależnie od specyfiki działalności, będą zobowiązani do stosowania jednolitego, pełnego wzoru księgi.
- rezygnacja z powielania definicji ustawowych
w znowelizowanym rozporządzeniu nie ma już wielu definicji, które znajdują się w ustawach podatkowych, np. „przychód”, „koszt”, czy „środek trwały”. Dodatkowo zmodyfikowano definicję biura rachunkowego, lepiej dopasowując ją do aktualnych realiów rynkowych.
- obowiązek ewidencji sprzedaży dla podatników zwolnionych z VAT
przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia w VAT będą zobowiązani do prowadzenia ewidencji sprzedaży na potrzeby KPiR, nawet jeśli nie mają obowiązku prowadzenia jej z punktu widzenia przepisów o VAT.
- brak obowiązku wskazywania miejsca przechowywania dokumentacji
zniknie wymóg określania w KPiR miejsca przechowywania ksiąg i dokumentów księgowych. To ukłon w stronę przedsiębiorców korzystających z chmur obliczeniowych i outsourcingu usług księgowych.
- likwidacja obowiązku prowadzenia odrębnych ksiąg dla zakładów
zniesiono obowiązek prowadzenia osobnych ksiąg przychodów i rozchodów dla każdego zakładu
w przypadku działalności wielozakładowej jak również konieczność dokumentowania przesunięć towarów między zakładami.
- zmiana zasad dokumentowania sprzedaży detalicznej
likwidacja obowiązku tworzenia dziennych zestawień sprzedaży, co ułatwi ewidencję drobnych transakcji.
- ujednolicenie terminu dokonywania wpisów
Ustalono jednolity termin dokonywania zapisów w KPiR – do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.
- nowe zasady podpisywania spisu z natury
od 2026 r. spis z natury nie będzie musiał być podpisywany przez wszystkie osoby uczestniczące
w inwentaryzacji, wystarczy podpis właściciela lub wspólników
- zakaz stosowania dowodów wewnętrznych przy zakupie materiałów pomocniczych
nie będzie już można dokumentować zakupu materiałów pomocniczych w handlu detalicznym za pomocą dowodów wewnętrznych, na wszystkie wydatki będą musiały być faktura lub paragon z NIP nabywcy.
- integracja z KSeF (Krajowy System e-Faktur)
Nowy wzór KPiR będzie dostosowany do wymagań KSeF, co pozwoli na automatyczne pobieranie danych z faktur elektronicznych i ograniczy liczbę błędów w ewidencji oraz przyspieszy księgowanie.
Nowe rozporządzenie dotyczące Księgi Przychodów i Rozchodów, które ma zacząć obowiązywać od
1 stycznia 2026 roku ma stanowić kolejny krok w kierunku cyfryzacji i unowocześnienia systemu ewidencji podatkowej w Polsce. W praktyce, zmieniające się przepisy wymogą na przedsiębiorcach żelazną dyscyplinę w zakresie dbania o obieg dokumentów i terminowe przekazywanie ich do księgowości.
Wprowadzane zmiany to zatem zarówno nowe wyzwania organizacyjne, jak i krok w stronę większej przejrzystości i nowoczesności i obejmie wszystkich, nawet tych najmniejszych przedsiębiorców.
Lucyna Wawrzynek
