Zmiana biura rachunkowego najczęściej wymuszona jest niezadawalającą jakością współpracy. Powody bywają różne: brak terminowości, słaba komunikacja, rosnące koszty czy potrzeba bardziej zaawansowanej obsługi. Niezależnie od przyczyny, proces zmiany jest prostszy, niż mogłoby się wydawać — wystarczy podejść do niego świadomie i uporządkować kilka kluczowych kroków.
1. Przeanalizuj swoją obecną umowę
Zanim podejmiesz decyzję, dokładnie przeczytaj umowę z obecnym biurem rachunkowym. Sprawdź okres wypowiedzenia oraz zasady przekazania dokumentacji. Dzięki temu unikniesz nieporozumień i dodatkowych kosztów.
2. Wybierz nowe biuro i omów zakres usług
Zanim wypowiesz starą umowę, znajdź nowe biuro rachunkowe. Porównaj:
- kwalifikacje księgowych (sprawdź czy księgowa posiada certyfikat MF)
- zakres obsługi (sprawdź czy np. biuro świadczy usługi kadrowo-płacowe),
- czy firma oferuje dostęp do systemów online,
- jak wygląda przygotowanie biura do KSeF,
- transparentność cennika. Sprawdź czy nie ma „ukrytych opłat”.
Warto też umówić się na krótką konsultację w biurze — pozwoli ona ocenić jakość komunikacji i styl pracy.
3. Wypowiedz umowę z obecnym biurem
Po wyborze nowego partnera możesz formalnie zakończyć współpracę. Zrób to pisemnie, zachowując okres wypowiedzenia. Najlepiej ustalić od razu, w jakiej formie i w jakim terminie otrzymasz dokumenty oraz dane księgowe. Jeżeli zależy Ci na czasie spróbuj porozumieć się z obecnym biurem i zaproponuj rozwiązanie umowy za porozumieniem stron.
4. Odbierz pełną dokumentację
Kluczowy moment to przejęcie dokumentów. Powinny zostać przekazane:
- księgi rachunkowe (w przypadku pełnej księgowości), kpir (w przypadku działalności gospodarczej)
- rejestry VAT,
- deklaracje podatkowe, deklaracje DRA (ZUS)
- dokumentacja kadrowa (jeśli była prowadzona),
- wszelkie bieżące rozliczenia.
Najprostszym sposobem na przekazanie danych jest przekazanie bazy elektronicznej ewidencji, tak aby nowe biuro mogło kontynuować pracę, mając dostęp do danych historycznych twojej firmy. Musisz również odwołać wszelkie pełnomocnictwa do reprezentowania Cię przed urzędem skarbowym i ZUS, jeśli udzieliłeś ich swojemu dotychczasowemu księgowemu. Można to zrobić online.
5. Przekaż dokumenty i upoważnienia nowemu biuru
Twoje nowe biuro rachunkowe poinstruuje Cię, jakie dokumenty i dostępy są potrzebne. Należy również udzielić pełnomocnictwa do US i ZUS dla nowej księgowej. Jeśli prowadzisz kpir, zmień dane swojego nowego biura rachunkowego w CEiDG.
Podsumowanie
Zmiana biura rachunkowego nie musi być trudna. Wystarczy zadbać o formalności, odebrać pełną dokumentację i świadomie wybrać nowego partnera. Przemyślany proces pozwala zachować ciągłość rozliczeń i zyskać obsługę lepiej dopasowaną do potrzeb Twojej firmy.
Gotowy na zmianę? Zrób pierwszy krok!
Jeśli szukasz biura rachunkowego, które odbiera telefony, wyjaśnia wszystko jasno i naprawdę dba o Twoją firmę, jesteśmy tu, żeby Ci pomóc. Skontaktuj się z nami — pokażemy Ci, że księgowość może działać prosto, sprawnie i bez stresu. kontakt
