W rozmowach z naszymi nowymi klientami (przedsiębiorcami prowadzącymi działalność) przychodzącymi do nas z innego biura rachunkowego spotykamy się zazwyczaj z podobnymi zagadnieniami, które powodują, że obecne biuro nie spełnia ich oczekiwań. Powtarzające się problemy to słaba komunikacja, brak możliwości konsultacji, często zmieniający się opiekunowie czy niedostateczna ich wiedza.
Jak zatem dobrze wybrać biuro rachunkowe i na co zwrócić uwagę przed podpisaniem umowy aby nie było rozczarowania?
- Komunikacja – przed dokonaniem ostatecznego wyboru dobrze jest spotkać się raz lub dwa razy i omówić zasady współpracy, możliwe ścieżki komunikacji czy możliwości konsultacji w trakcie obsługi. Konieczne jest upewnienie się w jaki sposób i w jakich terminach będą docierać do nas informacje np. o wysokości podatku. W czasie spotkania należy zwrócić uwagę na to czy osoba, z którą się spotkaliśmy potrafi wyjaśnić nam w sposób zrozumiały wszystkie sprawy, o które pytamy. Dobra komunikacja to podstawa współpracy.
- Opinie – dobre biura rachunkowe rozwijają się poprzez polecenia swoich klientów. Jeśli nie znasz nikogo, kto może polecić Ci kogoś sprawdzonego, zawsze możesz poprosić właścicieli biura o możliwość porozmawiania z 2 czy 3 obecnymi klientami. Nawet krótka rozmowa telefoniczna da Ci obraz czy Klienci biura są zadowoleni z jakości obsługi.
- Certyfikat Ministerstwa Finansów – aktualnie nie ma konieczności aby właściciel czy wspólnik posiadał certyfikat ale jeśli chcemy mieć pewność, że obsługują nas osoby o określonych kompetencjach, dobrze jest oddać naszą księgowość w takie właśnie ręce. Dobre biuro rachunkowe dba o to aby jego pracownicy, którzy obsługują samodzielnie Przedsiębiorców mieli nie tylko doświadczenie, ale również wiedzę i odpowiednie wykształcenie. Na wstępnym spotkaniu w sprawie obsługi warto więc o to zapytać.
- Ubezpieczenie – „Przezorny zawsze ubezpieczony” – tak więc warto sprawdzić czy biuro jest ubezpieczone. W razie błędów księgowego, szkody tym wyrządzone mogą zostać pokryte
z odszkodowania. - Forma przekazywania dokumentów – w obecnych czasach większość klientów przesyła dokumenty do biura w formie elektronicznej, tak wiec mile widziana jest możliwość skorzystania z takiej formy, która umożliwia swobodną komunikację na odcinku klient-biuro.
- Bezpieczeństwo danych – to ważne w jaki sposób biuro przechowuje dokumenty i dane elektroniczne. Czy wdrożono w biurze procedury ochrony danych osobowych oraz czy tworzone są kopie bezpieczeństwa danych w wymaganej prawem formie.
- Kompleksowość – sprawdź czy biuro jest w stanie kompleksowo Cię obsłużyć. Jeśli teraz masz działalność gospodarczą i wystarczy prowadzenie uproszczonej księgowości (książka przychodów i rozchodów), to czy w przypadku przekształcenia np. w spółkę z o.o., biuro poprowadzi również pełną księgowość. Sprawdź czy jeśli zatrudnisz pracowników, biuro będzie w stanie zapewnić ci również obsługę kadrowo płacową.
- Doświadczenie – są biura, które specjalizują się w obsłudze firm z branży handlowej i nie znają specyfiki firm budowlanych. Inne specjalizują się w obsłudze fundacji i stowarzyszeń – sprawdź więc czy wybrane przez ciebie biuro obsługuje już firmy z twojej branży.
- Zakres oferowanych usług – przy wyborze biura rachunkowego upewnij się, że oferuje ono również pomoc w rozwiązywaniu trudniejszych zagadnień podatkowych czy wsparcie przy kontroli podatkowej.
- Cena – nie wybieraj biura najtańszego – co tanie to drogie. Doświadczeni pracownicy z dużą wiedzą księgową czy kadrową kosztują, a jeśli ktoś oferuje bardzo niskie ceny nie jest w stanie zatrudnić fachowców. Ważne jest również, żeby oferowane przez biuro warunki cenowe były transparentne i nie zawierały żadnych ukrytych opłat.
Wszystkie powyższe aspekty są niezmiernie ważne przy wyborze biura rachunkowego, które spełni Wasze oczekiwania i z którym będziecie mogli związać się na dłużej. Polecamy wnikliwie zapoznać się z warunkami umowy, zwracając uwagę na obowiązki stron i zakres świadczonych usług przez biuro. Generalnie warto dokładnie sprawdzić firmę, której powierzycie swoje sprawy księgowe, tak żeby móc skupić się na prowadzeniu biznesu i jednocześnie mieć poczucie, że nie musicie się martwić o poprawność rozliczeń podatkowych. Powodzenia!
