Zgodnie z § 27 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR, podatnicy są zobowiązani do sporządzenia spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, w szczególności na koniec każdego roku podatkowego.

Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji na dzień 31 grudnia 2017 r. obejmuje większość podatników prowadzących własne firmy.
Inwentaryzacja nie jest obowiązkowa u przedsiębiorców rozliczających podatki dochodowe w formie karty podatkowej.

Rozporządzenie MF określa zakres podstawowych informacji i elementów, jakie muszą znaleźć się w spisie z natury. Jak wskazuje § 28, spis z natury powinien zawierać co najmniej dane takie jak:
– imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy),
– datę sporządzenia spisu,
– numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
– szczegółowe określenie towaru i innych składników wymienionych w § 27, a także towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem podatnika, jak również towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika, z tym, że towary obce nie podlegają wycenie (wystarczające jest ilościowe ich ujęcie w spisie towarów z podaniem, czyją stanowią własność),
– jednostkę miary,
– ilość stwierdzoną w czasie spisu,
– cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,
– wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
– łączną wartość spisu z natury,
– klauzulę „Spis zakończono na pozycji…”,
– podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu (wspólników).

Spis z natury powinien obejmować również towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem podatnika, a także towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika. Towary obce nie podlegają wycenie; wystarczające jest ilościowe ich ujęcie w spisie towarów z podaniem, czyją stanowią własność.
Spis nie obejmuje wyposażenia oraz środków trwałych.