W związku ze zbliżającym się końcem roku wszyscy przedsiębiorcy stosujący ustawę o rachunkowości, a więc prowadzący księgi handlowe, mają obowiązek przeprowadzić inwentaryzację na ostatni dzień roku obrotowego tj. 31 grudnia 2017 r. Zgodnie z art. 26 ust. 3 pkt 1 i 2 ustawy o rachunkowości termin inwentaryzacji uważa się za dotrzymany, jeżeli rozpoczęto ją nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15. dnia następnego roku (z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych).
Poszczególne etapy inwentaryzacji obejmują:
– ustalenie rzeczywistego stanu wszystkich składników majątkowych jednostki według stanu na określony dzień,
– porównanie tego stanu z wielkościami odnotowanymi w ewidencji księgowej,
– ustalenie i wyjaśnienie różnic (nadwyżek i niedoborów),
– rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za stwierdzone niedobory i szkody,
– doprowadzenie danych zawartych w ewidencji księgowej do zgodności ze stanem rzeczywistym.
Inwentaryzacja powinna objąć:
– środki trwałe /raz w ciągu 4 lat/,
– środki pieniężne w kasie i na rachunkach bankowych /na dzień bilansowy/,
– materiały i towary znajdujące się w magazynie /raz w ciągu 2 lat/,
– należności /na dzień bilansowy/,
– udzielone pożyczki /na dzień bilansowy/.
1. Spis z natury środków trwałych
Spis z natury środków trwałych polega na fizycznym przeliczeniu ilości środków trwałych, sporządzeniu ich wyceny zapisując wszystko w arkuszu spisu z natury środków trwałych.
2. Spis z natury środków pieniężnych w kasie
Spis z natury środków pieniężnych w kasie polega na fizycznym przeliczeniu gotówki znajdującej się w kasie. Należy pamiętać, że istnieje konieczność przeliczenia wszystkich pojedynczych banknotów i monet. Inwentaryzację kasy należy przeprowadzić komisyjne w obecności osoby odpowiedzialnej materialnie, czyli np. kasjera. Spisu nie może jednoosobowo dokonać osoba odpowiedzialna materialnie. Inwentaryzacja powinna być obiektywna, dzięki czemu możliwe będzie uwiarygodnienie stanu środków pieniężnych na dany dzień. Następnie wartości te należy porównać z danymi ksiąg rachunkowych.
3. Spis z natury środków pieniężnych na rachunkach bankowych
W tym przypadku za spis z natury przyjmuje się potwierdzenie salda z banku na dzień 31 grudnia.
4. Spis z natury towarów/materiałów znajdujących się w magazynie
Spisanie składników majątku, dokonanie liczenia, pomiaru, ważenia, wpisanie do arkuszy spisowych, przeprowadzenie wstępnej oceny użyteczności składników majątku, pobranie oświadczeń poinwentaryzacyjnych od osób materialnie odpowiedzialnych. Dokonanie wyceny poszczególnych pozycji w arkuszu spisu z natury, wykonanie wszystkich obliczeń rachunkowych w arkuszach spisowych i zestawienie wszystkich arkuszy, sporządzenie protokołu z inwentaryzacji, przekazanie dokumentów ze spisu z natury do komisji inwentaryzacyjnej, sprawdzenie arkuszy spisowych pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym, sporządzenie ostatecznego rozliczenia ilościowego i wartościowego inwentaryzacji z podziałem na ubytki, niedobory, nadwyżki, kompensaty i inne elementy w zależności od specyfiki firmy, zestawienie różnic inwentaryzacyjnych, wyjaśnienie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych poprzez oświadczenia osób materialnie odpowiedzialnych, ustalenie zasad rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych i ich ocena prawna, ustalenie wpływu na wynik finansowy, rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za niedobory zawinione.
5. Inwentaryzacja należności i pożyczek
Uzyskanie od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu należności (w tym udzielonych pożyczek oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów) oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic.
