Co to jest audyt procesów kadrowo płacowych w firmie i po co się go w ogóle przeprowadza?
Najczęściej audytuje się spółki przed przejęciem w nich obsługi kadrowo płacowej przez firmę zewnętrzną ale audyt taki przeprowadza się również w przypadku połączenia spółek, przejęcia pracowników na podstawie art. 23(1) kodeksu pracy, przy zakupie zorganizowanej części przedsiębiorstwa lub na zlecenie zarządu spółki dla celów zarządczych np. przy zmianach w zarządzie.
Audyt kadrowo-płacowy polega na kompleksowym zbadaniu prawidłowości naliczeń wynagrodzeń oraz poprawności prowadzenia dokumentacji pracowniczej w określonym okresie. Audyt może dotyczyć wszystkich zatrudnionych pracowników i zleceniobiorców lub wybranej próby – w zależności od preferencji zlecającej audyt firmy.
Celem audytu jest sprawdzenie prawidłowości i rzetelności prowadzenia spraw kadrowo płacowych, ustalenie wszelkich nieprawidłowości w tym zakresie oraz przedstawienie rekomendowanych działań naprawczych.
Audyt kadrowo-płacowy może obejmować sprawdzenie wszystkich procesów zachodzących w spółce w zakresie kadr i płac lub koncentrować się w szczególności na:
• przeglądzie akt osobowych,
• przeglądzie naliczonych wynagrodzeń pracowników i zleceniobiorców,
• kontroli świadczeń z ubezpieczenia społecznego – weryfikacja dokumentacji zasiłkowej, okresów pobierania zasiłków oraz wysokości naliczonych świadczeń z tytułu choroby i macierzyństwa,
• weryfikacji sporządzonych deklaracji,
• kontroli dokumentacji związanej z urlopami wypoczynkowymi,
• kontroli prawidłowości rozliczania czasu pracy
• przeglądzie dokumentów/wytycznych dotyczących zasad i procedur związanych z zatrudnianiem, trwaniem zatrudnienia i zwalnianiem pracowników i zleceniobiorców, w tym uchwał Zarządu, opracowanych procedur, regulaminów,
• analizie prawidłowości, rzetelności i terminowości procesów kadrowo płacowych przebiegających w Spółce,
• analizie efektywności istniejących procedur kadrowych.
Wynikiem audytu jest szczegółowy raport opisujący wszystkie zagadnienia zbadane w czasie audytu, a także rekomendacje, które mogą być kierunkowskazem dla audytowanej spółki co do konieczności podjęcia określonych działań korygujących i naprawczych.
